Há uma tendência a pensar que, uma vez iniciado o projeto, ele já está finalizado e vai direto para a fase de manutenção. Nada está mais longe da realidade. Negligenciar a fase pós-inicialização é um erro e é injusto, em nossa opinião.
Após todo o processo de planejamento e implantação de um ERP, é muito importante que as duas partes do projeto continuem funcionando, e não se desvinculem do projeto.
O que é pós boot?
O projeto de implantação de ERP é um processo complexo que exige muito trabalho. Uma vez iniciado, podem aparecer erros ou sugestões de mudanças que devem ser feitas, mesmo que muito tempo tenha sido gasto planejando e configurando o programa. Isso se deve ao fato de que até o lançamento do programa não é possível saber se ele está funcionando corretamente, pois a prática do ERP no dia a dia é fundamental para garantir sua correta execução.
Esta situação que pode ocorrer deve ser incluída no projeto. Dessa forma, você pode continuar modificando o aplicativo até que ele se estabilize e, finalmente, o cliente esteja trabalhando perfeitamente.
Assim, o pós-partida permitirá analisar os incidentes ocorridos e corrigir os erros ocorridos, ou então alterar e refinar os aspectos que são necessários. Desta forma, uma implementação bem sucedida pode ser assegurada.
Onde incluir as novas ideias?
É possível que o cliente expresse ideias diferentes de melhoria uma vez iniciado o ERP. Assim, pode surgir a questão de onde incluir as mudanças sugeridas: em uma segunda fase do projeto, ou considerá-las como melhorias pós-startup?
Se se trata de novas questões a serem aplicadas, eles devem entrar em uma segunda fase do projeto. O motivo pelo qual se recomenda fazê-lo desta forma é que tratam de questões que não foram levantadas na fase inicial e, portanto, fazem parte de outra abordagem.
Da mesma forma, novas ideias devem ser diferenciadas de melhorias pós-inicialização. Essas melhorias estão intimamente ligadas à correção de falhas do sistema ou à adaptação de alguns aspectos para garantir o correto funcionamento do ERP. Ou seja, aqueles desenvolvimentos que são estritamente necessários para funcionar.
Os minutos finais
A situação descrita acima pode levar a um conflito, pois é um assunto discutível. Por isso, para evitar problemas, é recomendável realizar atas de fechamento para cada área do projeto. Este ato é um documento que indica e detalha o escopo do projeto, ou seja, onde ele termina. A utilização do mesmo depende da complexidade do projeto, pois às vezes é necessário fazer um ato de fechamento para relatórios simples.
Para exemplificar o ato de encerramento, pode ser adquirido com tela de balança. Nesta tela, é tarado, pesado e, em seguida, aparece o peso final, que é classificado com um teclado. Comparando-o com o ato de encerramento, seria feito um printscreen da tela indicando os botões e campos que contém, bem como sua função.
Por fim, é importante finalizar o microprojeto preparando um documento que deve ser enviado por e-mail para receber sua aprovação. Desta forma, é estabelecido um contrato limitando o escopo do referido microprojeto.