Implementar um ERP não é um trabalho que pode ser feito da noite para o dia. É um processo que requer tempo, cuidado e atenção. É por isso que o dia de início é um grande dia, mas… E depois?
Quando um projeto termina, existem várias maneiras de fechá-lo. Muitas das consultorias de ERP vão diretamente para a fase de manutenção após a conclusão da implementação. Por outro lado, uma minoria, incluindo o Dynamics 365bc, aguarda alguns meses antes de encerrar definitivamente o projeto.
Por que esperar para finalmente fechar um projeto?
A principal razão pela qual se recomenda operar desta forma é que, embora tenha havido uma fase anterior com entregas e testes, a realidade é diferente quando o projeto começa.
Trata-se, portanto, de passar de um plano bastante teórico para um plano prático, com a consequente descoberta de novos campos ou dados que não foram integrados e são cruciais para o correto desenvolvimento do sistema.
Seria uma pena se, depois de tanto esforço e dedicação, o cliente não ficasse completamente satisfeito com a implementação do seu programa por não ter atendido as necessidades posteriores que apareceram.
Testes paralelos: é uma boa ideia?
É altamente recomendável que o projeto prorrogue sua data de encerramento e, além disso, os diferentes testes que são realizados após sua implementação não são questões que podem ser antecipadas. Assim, mesmo que se tratasse de pesquisar antecipadamente toda a casuística possível que pudesse surgir, ou de trabalhar com duas plataformas em paralelo durante alguns meses, não se podia prever as necessidades que surgiriam uma vez iniciado o projeto.
Trata-se, portanto, de uma abordagem utópica, pois, para desenvolver dois projetos paralelos completos, a empresa teria que contratar o dobro de funcionários. Essa situação não é usual e, além disso, a maioria das empresas não poderia arcar com esse custo e, mesmo que pudesse, é um desperdício de recursos.
Dessa forma, a única alternativa possível é acompanhar uma vez iniciado o projeto, continuar programando e adaptando a aplicação. Assim, o projeto não está finalizado, e não deve ser encerrado. Esta situação não é da responsabilidade do cliente, apenas funciona assim.
Quando encerrar o projeto?
O tempo ideal que deve decorrer entre o início da aplicação e o seu encerramento é entre 3 e 12 meses. Este período de tempo deve depender das necessidades específicas experimentadas uma vez que o projeto tenha sido lançado. Assim, é aconselhável ter em conta os requisitos de cada tipo de cliente, para além dos múltiplos incidentes que podem surgir na reprogramação e correção de problemas.
Uma vez que o cliente já tenha uma plataforma funcional e que não tenha problemas, deve ser realizada uma reunião com ele para preparar um ato de fechamento. Nesse documento, devem ser detalhados os pontos que ainda estão pendentes de fechamento e, no momento da entrega, o projeto deve ser considerado encerrado.
Além disso, deve-se levar em consideração que é possível entrar na fase de manutenção antes de fechar o projeto. Essa situação pode ocorrer quando o cliente deseja realizar melhorias que não foram detalhadas e, portanto, fazem parte desta fase. Desta forma, ambas as fases se sobrepõem: a fase de fechamento e a fase de manutenção. Neste ponto é importante ter em mente que as horas associadas ao documento de fechamento não são cobradas, mas sim as melhorias propostas pelo cliente devem ser orçadas.
Assim, se o projeto não for encerrado até meses após sua implantação, ainda poderão ser feitas modificações na plataforma que alcançarão um resultado final muito mais adequado e bem-sucedido que atenda às reais necessidades do cliente.