Certamente, em alguma ocasião, você se viu na posição de que deve compartilhar informações sobre sua empresa com o mundo exterior, seja com fornecedores, clientes ou outras entidades. Essa situação pode ocorrer, por exemplo, com estoques, dados de produtos, faturas… Mas, às vezes, podemos nos encontrar repetidamente nessa posição. Indo além, teremos que compartilhar um determinado tipo de informação com um cliente e, com outro, fornecer outros dados diferentes. Cada caso é um mundo.
Como era feito antes?
Antigamente, a forma como as empresas trabalhavam era facilitar a geração de relatórios por meio de envio não automatizado e métodos de envio tradicionais. Este era enviado diariamente, semanalmente ou mensalmente, dependendo do que cada caso exigia. Mas fazê-lo desta forma pode levar a atrasos na entrega ou a possíveis erros de preparação. Além da confiabilidade duvidosa, significava gastar recursos extras.
Como podemos fazer isso agora?
Graças ao surgimento de novas possibilidades, esses problemas são resolvidos. Atualmente, pode ser criado um Excel personalizado para cada cliente, que pode ser acessado por meio de conexão direta com o software de gestão ERP disponível para nossa empresa. É o caso do Microsft Dynamics 365 BC Business Central: o programa permite-nos gerar um Excel que podemos enviar ao cliente e, desta forma, não nos preocuparmos para sempre com os envios periódicos e os seus consequentes problemas. Da mesma forma, oferece a possibilidade de formular diferentes documentos e designar com quem queremos compartilhá-los.
Graças a este sistema, agora o cliente recebe as informações e decide onde instalá-las. Quando quiserem consultar as informações, podem abrir o documento, que atualizará os dados automaticamente de acordo com o status do nosso ERP. Além disso, há também a possibilidade de definir o período de tempo em que é atualizado automaticamente. Ou seja, estabeleça que o documento seja atualizado a cada X minutos para verificar se houve alguma alteração em nosso software.
As vantagens que este modo de operação apresenta são extraordinárias. A transmissão de informações e a troca de informações são simplificadas em alto nível. Assim, esta
ferramenta é uma forma direta de aumentar e otimizar a produtividade, com a economia de tempo que isso implica. Em suma, estabelece uma nova e muito mais eficaz forma de se relacionar com nossos clientes.
Exemplificando as vantagens
Para esclarecer os benefícios que o Microsoft Dynamics 365bc Business Central oferece ao nível da possibilidade de partilha de dados diretamente conosco, podemos tomar o exemplo de uma empresa de gestão de resíduos. Para nos colocarmos em uma situação, imaginemos que essa empresa trabalha com diferentes entidades públicas e, portanto, deve compartilhar informações com vários clientes. Essa empresa de gerenciamento de resíduos precisa acompanhar as coletas que estão sendo realizadas e, por sua vez, que tipo de resíduo ou RCE está sendo coletado. Além disso, quilogramas e datas devem ser registrados, e qualquer outro tipo de documento como o formulário de aceitação também pode ser adicionado.
Se todos esses dados fossem registrados manualmente, isso poderia causar erros ao inserir as informações. Além disso, as empresas não podiam consultar as informações no momento, mas teriam que esperar para receber um relatório mensal ou semanal. Com um sistema de gestão ERP como o Microsoft Dynamics 365bc Business Central, podemos nos livrar de toda a interação manual. Dessa forma, o acesso às informações é facilitado e você fica automaticamente atualizado sobre todos os serviços realizados sem perder tempo consultando seu provedor.