Hoy en día vivimos con un ritmo frenético. Siempre tenemos muchas tareas por hacer y un gran volumen de trabajo que, si no lo organizamos de manera correcta, puede ser desbordante. Además, el tiempo pasa muy rápido. Por ese motivo, es esencial optimizar el tiempo y los recursos para conseguir una mayor eficiencia y rentabilidad en nuestro negocio.
Los software de gestión ERP como Microsoft Dynamics 365 bc Bussines Central son una excelente herramienta que nos ayuda a agilizar los procesos administrativos, conseguir flujos de trabajo más rápidos y sencillo, aumentar la productividad, y obtener una mayor precisión de servicio. Uno de los aspectos con los que nos puede ayudar Microsoft Dynamics 365 bc Bussines Central es a agilizar y mejorar es en la automatización de caducidades de documentos o de maquinaria. ¿Cómo? Os lo contamos a continuación en el blog de Dynamics 365 bc.
La fecha de caducidad
La mayoría de empresas disponen de uno o varios contratos que deben renovarse, documentación válida por un límite de tiempo, certificados para usar un determinado programa o para emplear una maquinaria concreta. Todos estos documentos, permisos o contrataciones pasan por un proceso de caducidad. Es decir, una vez llega la fecha establecida en el contrato, debe renovarse o deja de tener validez.
En el caso de empresas dedicadas a la gestión de residuos, tienen documentos como la ficha de aceptación, la cual también tiene un tiempo límite de vigencia. La gestión de renovación de la caducidad para volver a establecer el contrato es una tarea tediosa, pero que puede solucionarse con sistemas susceptibles de ser automatizados.
La solución de Microsoft Dynamics 365 BC Business Central
Como decíamos al principio, vivimos en un mundo que avanza a gran velocidad y, con la gran cantidad de trabajo que tenemos todos los días, es fácil que nos despistemos con las fechas de caducidad de la maquinaria o programas. Este hecho puedo suponer problemas largos y molestos de resolver.
Para solucionar esta situación, Microsoft Dynamics 365 BC Business Central dispone de una opción preventiva para evitar que caduque la documentación. De ese modo, el software de gestión ERP dispone de una fecha de aviso asociada a diferentes automatismos, la cual se coloca con cierta antelación para no llegar a la fecha de caducidad. A este automatismo se le suma la posibilidad de participar con entidades externas a nuestra empresa. Así pues, si una organización debe participar en el proceso de renovación de documentos, también se le podrá asociar a dicha fecha.
¿Cómo lo hace Microsoft Dynamics 365 BC Business Central?
Para realizar este tipo de recordatorios, Microsoft Dynamics 365 BC Business Central envía un email a las personas asociadas a dicha renovación cuando llega la fecha de aviso. En este correo electrónico, se les recuerda que deben ejecutar el proceso indiciado y se sigue enviado cada día. El envío finaliza una vez que Microsoft Dynamics 365 BC Business Central ha recibido y se le ha indicado la nueva fecha de caducidad, con su correspondiente nueva fecha de aviso.
Además, también existen herramientas de BI (Business Inteligence) que permiten analizar las fechas que deben actualizarse. Con diferentes colores, indica el grado de actualización de todos los plazos que son susceptibles de ser actualizados. De ese modo, ofrece un control exhaustivo que facilita la organización y evita que se pasen los límites de caducidad.
Así pues, Microsoft Dynamics 365 BC Business Central ofrece diversas opciones de automatización que facilitan la administración y gestión de los distintos procesos de nuestro negocio. Tanto si eres una empresa de gestión de residuos, empresa de la industria cárnica, o empresa de gestión de plagas, en Dynamics 365 bc estaremos encantados de atenderte para implementar tu ERP.