Implementar un ERP no es un trabajo que pueda hacerse de la noche a la mañana. Se trata de un proceso que requiere tiempo, cuidado y atención. Por eso, el día de arranque es un gran día, pero… ¿Y después?
Cuándo un proyecto se acaba existen diversas formar de cerrarlo. Muchas de las consultorías de ERP pasan directamente a la fase de mantenimiento tras finalizar la implementación. En cambio, una minoría, en la que Dynamics 365bc se incluye, espera que transcurran unos meses antes de cerrar definitivamente el proyecto.
¿Por qué esperar a cerrar definitivamente un proyecto?
Anteriormente, ya hablamos de la fase de postarranque. El motivo principal por el que se recomienda operar de este modo es que, aunque ha habido una fase previa con entregas y pruebas, la realidad es otra cuando se arranca el proyecto.
Se trata así de pasar de un plano más bien teórico a un plano práctico, con el consecuente descubrimiento de nuevos campos o datos que no se han integrado, y resultan cruciales para el correcto desarrollo del sistema. Sería una lástima que, tras tanto esfuerzo y dedicación, el cliente no quedara del todo satisfecho con la implementación de su programa por no atender a las necesidades posteriores que aparecen.
Pruebas paralelas: ¿Es buena idea?
Es muy recomendable que el proyecto alargue su fecha de cierre y, es más, las diferentes pruebas que se ejecutan tras su implementación no son materia que se pueda avanzar con antelación. Así, aunque se tratara de buscar con anterioridad todas las casuísticas posibles que pueden originarse, o bien trabajar con dos plataformas en paralelo durante un par de meses, no se podría prever las necesidades que surgirían una vez arrancado el proyecto.
Se trata así de un planteamiento utópico, ya que, para desarrollar dos proyectos paralelos completos, la empresa debería contratar el doble de personal. Esta situación no es lo habitual y, además, la mayoría de negocios no se podrían permitir tal coste y, aunque pudieran, se trata de un malgasto de recursos.
De ese modo, la única alternativa posible es realizar el seguimiento una vez arrancado el proyecto, seguir programando, y adaptando la aplicación. Así pues, el proyecto no está acabado, y no se debería cerrar. Esta situación no es responsabilidad del cliente, simplemente funciona así.
¿Cuándo cerrar el proyecto?
El tiempo ideal que debe transcurrir entre el arranque de la aplicación y su cierre es entre 3 y 12 meses. Este período de tiempo debe depender de las necesidades específicas que se experimenten una vez se haya puesto en marcha el proyecto. Así, es recomendable tener en cuenta los requerimientos de cada tipo de cliente, además de las múltiples incidencias que pueden surgir en la reprogramación y subsanación de problemas.
Una vez el cliente ya dispone de una plataforma funcional y que no experimenta problemas, se debe realizar una reunión con él para elaborar un acta de cierre. En dicho documento, deben detallarse los puntos que aún quedan pendientes de cerrar y, en el momento que se entregan, dar por cerrado el proyecto.
Además, se debe tener en cuenta que es posible entrar en fase de mantenimiento antes de cerrar el proyecto. Esta situación se puede ocasionar cunado el cliente quiere hacer mejoras que no se han detallado y, por lo tanto, forman parte de esta fase. De ese modo, se solapan ambas fases: la de cierre y la de mantenimiento. En este punto es importante tener presente que las horas asociadas al documento de cierre no se cobra, pero, en cambio, las mejoras propuestas por el cliente deben ser presupuestadas.
Así pues, si el proyecto no se cierra hasta meses más tarde de su implementación, aún pueden realizarse modificaciones en la plataforma que lograran conseguir un resultado final mucho más adecuado, exitoso y que complazca las necesidades reales del cliente.