Se tiende a pensar que, una vez arrancado el proyecto, ya está finalizado y se pasa directamente a la fase mantenimiento. Nada más lejos de la realidad. Desatender la fase de post arranque se trata de un error y es injusto, bajo nuestro parecer. Después de todo el proceso de planteamiento e implementación de un ERP es muy importante que las dos partes del proyecto sigan trabajando, y no se desentiendan del proyecto.
En Abadyn Dynamics 365bc operamos de un modo distinto. Una vez hemos arrancado el proyecto, seguimos atendiendo a las necesidades del cliente y poniendo especial atención en la fase de post arranque. Ya os explicamos la relevancia de una planificación a la hora de implementar un ERP y, a continuación, os explicamos cómo actuamos en la fase de postarranque en una empresa de la industria cárnica, de gestión de residuos o de gestión de plagas.
¿Qué es el post arranque?
El proyecto de implementación de un ERP, ya sea Microsoft Dynamics 365 u otro, se trata de un proceso complejo que requiere mucho trabajo. Una de las últimas fases que se realizan es la fase de arranque, momento en el que todo el equipo ya puede hacer uso de la solución del Software de gestión y se pone en funcionamiento. Dicha fase debe ser siempre guiada y asesorada por el socio, o partner, que ha desarrollado todo el proyecto.
Una vez arrancado, pueden aparecer errores o sugerencias de cambios que deben hacerse aunque se hayan dedicado mucho tiempo a realizar una planificación y configuración del programa. Esto se debe a que hasta que no se ponga en marcha el programa no se puede saber si está funcionando de manera correcta, ya que la práctica del ERP en el día a día es fundamental para asegurar su correcta ejecución.
Esta situación que se puede ocasionar debe de incluirse en el proyecto. De esa manera, se podrá seguir modificando la aplicación hasta que esté estabilizada y, finalmente, el cliente esté trabajando perfectamente. Así pues, el postarranque permitirá analizar las incidencias surgidas y poder subsanar los errores experimentados, o bien, cambiar y matizar los aspectos que sean requeridos. De ese modo, se puede asegurar el éxito en la implementación.
¿Dónde incluir las nuevas ideas?
Es posible que el cliente exprese diferentes ideas de mejora una vez se ha arrancado el ERP. Así, puede surgir la duda de dónde incluir los cambios que se sugieren: ¿en una segunda fase de proyecto, o bien considerarlas como mejoras de post arranque?
Si se trata de nuevas cuestiones a aplicar deben de entrar en una segunda fase del proyecto. El motivo por el cual se recomienda hacerlo de este modo, es que se tratan de asuntos que no estaban planteados en la fase inicial y, por lo tanto, forman parte de otro planteamiento.
Asimismo, las nuevas ideas se deben diferenciar de las mejoras post arranque. Estas mejoras están vinculadas estrechamente a subsanar fallos del sistema o a adecuar algunos aspectos para garantizar el funcionamiento correcto del ERP. Es decir, aquellos desarrollos que son estrictamente necesarios para funcionar.
Las actas de cierre
La situación anteriormente descrita puede derivar en un conflicto, ya que es materia opinable. Por ese motivo, para evitar problema se recomienda realizar actas de cierre por cada área de proyecto. Dicha acta se trata de un documento en el que se indica y detalla el alcance del proyecto, es decir, dónde acaba. El uso de la misma depende de la complejidad del proyecto, ya que en ocasiones se necesita hacer un acta de cierre para informes simples.
Para ejemplificar el acta de cierre se puede comprar con una pantalla de báscula. En dicha pantalla se tara, se pesa, y, después aparece el peso final que se clasifica con una botonera. Equiparándolo con el acta de cierre, se haría un printscreen de la pantalla indicando los botones y los campos que contiene, así como su función.
Finalmente, es importante finalizar el microproyecto elaborando un documento que se debe enviar por email para recibir la conformidad del mismo. De ese modo, se establece un contrato acotando el alcance de dicho microproyecto.