Las empresas no son entes cerrados, sino que se comunican y estableces redes de negocios con otras empresas. Muchas veces, este tipo de relaciones comerciales se basa en el intercambio de información: albaranes, facturas, pedidos…
Este proceso se ha optimizado con el tiempo. Hace años, toda la información se enviaba de manera manual a través de correo postal. Actualmente, gracias a la tecnología, podemos compartir ficheros de manera mucho más rápida y fiable a través de los formatos digitales. De ese modo, la comunicación bidireccional entre empresas ha experimentado mejoras notables que se han traducido en un mejor funcionamiento.
Este intercambio de información puede hacerse a través de mcuhas estrategias. Entre las más habituales encontramos:
- Conexión de base de datos
- Web service
- Sistema EDI
- Descarga de ficheros de un FTP
Pero… Sea cual sea el método que utilizamos, nos podemos encontrar con algunos problemas a la hora de abrir el fichero. En estas situaciones… ¡Que no cunda el pánico! Hay maneras de optimizar los ficheros y conseguir obtener la información que nos han enviado.
¿Qué problemas nos podemos encontrar?
Los ficheros más comunes que podemos recibir son TXT, Excel o CVS. Seguro que te suenan, pero vamos a hacer un repaso de ellos para entender su funcionamiento y saber por qué son susceptibles de provocar errores.
- TXT: también conocidos como archivos de texto simple o sencillo, se trata de un tipo de archivo que no tiene formato. En otras palabras, está formado únicamente por caracteres reconocibles por los humanos y no contienen ningún tipo de formato tipográfico. Texto puro y duro.
- Excel: las famosas (e imprescindibles) hojas de cálculo de Microsoft. Cuenta con cálculo, gráficas, tablas calculares y un lenguaje de programación macro llamado Visual Basic para aplicaciones. Sus utilidades son casi infinitas y son un gran aliado para las empresas.
- CVS: se trata de un tipo de archivo que contiene valores separados por comas. Son un tipo de documento de formato abierto sencillo que sirve para la representación de datos en tablas con columnas separadas por comas y las filas por saltos de línea.
Cada uno de estos formatos puede contener una gran cantidad de información. Así, con billones de líneas, la apertura y tratamiento de estos tipos de archivos, a veces, se torna imposible. Esto se debe a la que el procesador no tiene suficiente capacidad para procesarlo a una velocidad considerada aceptable o viable.
¿Cómo podemos tratar los ficheros?
Cuando nos encontramos en esta incómoda situación, debemos tratar el archivo. Para hacerlo, debemos tener en cuenta dos procesos de tratamiento de archivos básicos:
- Eliminar la “basura”. Es decir, debemos tratar de optimizar el documento y eliminar toda aquella información que no aporta valor y que, por tanto, no necesitamos para nada.
- Comprimir el archivo. Este proceso trata de juntar varias líneas en una, dado que muchas veces las líneas pueden contener la misma información.
Para llevar a cabo estas dos tareas, se debe utilizar un contendor intermedio de tratamiento SQL. Y te preguntarás… ¿Qué son? Los contenedores son objetos de Server Integration Services, los cuales dan una estructura a los paquetes y servicios. De ese modo, permiten repetir flujos de control en paquetes, agrupar tareas y contenedores en unidades.
Esta herramienta la podemos encontrar Microsoft Dynamics 365 BC Business Central y, así, podremos comprimir y optimizar los archivos que recibamos. Para usarla, debemos cargar un archivo grande de datos, y limpiar todos los datos para que al final obtengamos un Excel de pocos MB, y poderlo importarlo sin problema en nuestro software de gestión ERP.
¿Te has encontrado frecuentemente en esta situación y necesitas ayuda para implementar un ERP en tu empresa? ¡En Dynamics 365 BC estaremos encantados de atenderte!