Seguro que, en alguna ocasión, te has encontrado en la tesitura de que debes compartir información de tu empresa con el exterior, ya sea con proveedores, clientes, u otras entidades. Esta situación puede darse, por ejemplo, con los stocks, datos sobre productos, facturas… Pero, a veces, podemos encontrarnos repetidas veces en esta posición. Yendo más allá, tendremos que compartir un tipo determinado de información con un cliente y, con otro, facilitarle otros datos distintos. Cada caso es un mundo.
¿Cómo se hacía antes?
Antiguamente, la manera de funcionar de las empresas era facilitar los informes mediante el envío no automatizado y métodos de envío tradicionales. Este se enviaba diariamente, semanalmente o mensualmente, según lo que requiriera cada caso. Pero, al hacerlo de este modo, se podían experimentar retrasos en las entregas, o bien posibles errores en la preparación. Además de la dudosa fiabilidad, suponía un gasto de recursos extra.
¿Cómo lo podemos hacer ahora?
Gracias a la aparición de nuevas posibilidades, estos problemas se ven resueltos. Actualmente, se puede crear un Excel personalizado para cada cliente, al cual puede acceder mediante la conexión directa con el software de gestión de ERP que disponga nuestra empresa. Este es el caso de Microsft Dynamics 365 Business Central: el programa permite generar un Excel que podemos enviar al cliente y, des ese modo, despreocuparnos para siempre de envíos periódicos, y sus consecuentes problemas. Así mismo, ofrece la posibilidad de formular distintos documentos y asignar con quién deseamos compartirlos.
Gracias a este sistema, ahora el cliente recibe la información, y decide donde instalarla. Cuando este desee consultar la información, puede abrir el documento, el cual actualizará los datos de manera automática según el estado de nuestro ERP. Además, también se presenta la posibilidad de definir el período de tiempo en el que se actualiza de manera automática. Es decir, establecer que el documento se refresque cada X minutos para ver si ha habido modificaciones des de nuestro software.
Las ventajas que este modo de operaciones presenta son extraordinarias. La transmisión de información y el intercambio de la misma se agiliza en un alto nivel. Así pues, esta herramienta supone una vía directa para aumentar y optimizar la productividad, con el ahorro de tiempo que eso supone. En definitiva, establece una nueva manera mucho más eficaz de relacionarnos con nuestros clientes.
Ejemplificación de las ventajas
Para clarificar los beneficios que ofrece Microsoft Dynamics 365bc Business Central en cuanto a la posibilidad de compartir datos directamente con nuestro, podemos poner el ejemplo de una empresa de gestión de residuos. Para ponernos en situación, imaginemos que, dicha empresa, trabaja con diferentes entidades públicas y, por lo tanto, debe compartir información con diversos clientes. Esta empresa de gestión de residuos necesita llevar el control de las recogidas que se están realizando y, a su vez, qué tipo de residuos o CER se están recogiendo. Además, se deben registrar los quilogramos, las fechas, y también pueden sumarse cualquier otro tipo de documento como la ficha de aceptación.
Si todos estos datos se registraran de manera manual, podrían ocasionarse errores al introducir la información. Además, las empresas no podrían consultar la información al momento, sino que deberían esperar a recibir en informe mensual o semanal.
Con un sistema de gestión ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central, nos podemos deshacer de toda la interacción manual. De ese modo, se facilita el acceso a la información y automáticamente se está al día de todos los servicios efectuados sin tener que perder tiempo consultado con su proveedor.