El software de gestión empresarial Microsoft Dynamics 365 Business Central es uno de los principales ERP del mercado, y permite mejorar la gestión de las empresas. Para empezar a usarlo, las empresas que lo seleccionan necesitan la ayuda de un partner especializado que disponga de amplios conocimientos del software. Estos consultores expertos desarrollan un proceso de integración, y uno de los pasos que realizan para integrarlo es la asignación de numeraciones. En el blog de Dynamics 365 BC os hablamos de la creación de numeraciones y algunos aspectos que se deben tener en cuenta. ¡Sigue leyendo!
La importancia de la asignación de numeraciones
Cuando se configura el software de gestión de Microsoft Dynamics 365 BC, es necesario asignar códigos exclusivos para identificar las distintas cuentas, ya sean de contabilidad, inventario, clientes, proveedores, facturas u otro tipo de documentación. La asignación de esta numeración no solo es importante para poder identificar correctamente cada código, sino que un buen diseño de numeración también nos permitirá una gestión más fácil y un mejor análisis de la compañía. De ese modo, se reduce notablemente la posibilidad de que se produzcan errores al momento de introducir datos. Además, es fundamental ejecutar un testing de ERP para asegurar el funcionamiento.
La programación de numeraciones en Microsoft Dynamics 365 Business Central
En el momento de programar y asignar numeraciones en el programa de ERP De Microsoft Dynamics BC, podemos encontrar dos opciones:
- Copiar un trozo o apartado de código ya existente.
- Creación de un nuevo código.
Una vez se compila, el software genera una extensión. En estas programaciones tenemos las numeraciones, y cada una de estas es una série númerica que nos permite tener números de identificación únicos para distintos tipos de documentos como tablas maestras (clientes, proveedores, inventario…), informes de venta y compra (pedidos, facturas, envíos…) u otras páginas y diarios.
Las ventajas del sistema de numeraciones
Como ya habíamos apuntado, el sistema de numeraciones tiene muchos más beneficios que la simple identificación de los elementos. Gracias a configurar una numeración con un diseño correcto y coherente, la empresa será más eficiente y se reducirán notablemente el número de errores en el momento de entrar nuevos datos. Así, gracias a las numeraciones podemos:
- Tener a nuestra disposición una gran cantidad de series numéricas para distintos documentos.
- Configurar la combinación de numeración tanto automática como manual, así como escoger únicamente la manual.
- Configurar series numéricas secuenciales y no secuenciales.
La accesibilidad en series numéricas
En el caso de Micosoft Dynamics 365 BC, encontramos que aquellas que tienen unas numeraciones de 5.000 son las accesibles para cualquier partner. En el caso de otras extensiones de numeraciones como 700.000 son solo modificables por aquellos partners que lo implantan.
Cuando nos encontramos delante de estas numeraciones, perdemos toda la independencia que nos ofrece Micorosft Dynamics 365 BC en relación con un posible cambio de partner. De ese modo, si realizamos un cambio de socio de ERP y el anterior no nos ha facilitado todo el código desarrollado, es muy probable que perdamos todo el desarrollo realizado. Por ese motivo, trabajar con este tipo de extensiones es como si trabajáramos con un programa a medida que es, precisamente, lo que pretendemos evitar.
Priorizar la independencia
Nuestro objetivo y, en definitiva, el de cualquier buen partner debe ser que el control del proyecto se pueda cambiar en cualquier momento. De esta manera, Microsoft Dynamics 365 BC nos permitirá ser siempre independientes y poder cambiar cuando lo necesitemos o deseemos.
Por ejemplo, se usan mucho en aplicaciones verticales. Este tipo de softwares son desarrollados sobre Microsoft Dynamics 365 para sectores empresariales específicos. En estos casos, debemos tener especial cuidado con este punto de la asignación de numeraciones que comentamos, ya que los verticales cerrados son delicados en cuanto al mantenimiento y evolución. Normalmente, los clientes que adquieren el ERP de Microsoft quieren disponer de código abierto y que lo pueda mantener cualquier partner de Microsoft 365.
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